Статья 'Проблемы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системах бюджетирования российских предприятий' - журнал 'Финансы и управление' - NotaBene.ru
по
Journal Menu
> Issues > Rubrics > About journal > Authors > About the Journal > Requirements for publication > Editorial collegium > Editorial board > Peer-review process > Policy of publication. Aims & Scope. > Article retraction > Ethics > Online First Pre-Publication > Copyright & Licensing Policy > Digital archiving policy > Open Access Policy > Article Processing Charge > Article Identification Policy > Plagiarism check policy
Journals in science databases
About the Journal

MAIN PAGE > Back to contents
Finance and Management
Reference:

The problems in information and analytical support of the operational analytics within the budgeting systems of Russian businesses

Novikova Evgeniia

Post-graduate student, the department of Accounting, Analysis and Audit, M. V. Lomonosov Moscow State University

119234, Russia, g. Moscow, ul. Leninskie Gory, d. 1 str. 46

toevgeniya@list.ru

DOI:

10.25136/2409-7802.2019.1.29103

Received:

28-02-2019


Published:

22-03-2019


Abstract: The subject of this research is the unstructured sequence of information flows, which manifests as the key element within the system of analytical support of budgeting in modern businesses. Thus, we can currently observe a rapid increase in the number of economic subjects, which view the management process as the process of transformation of disaggregated big data into the structured and readable information flows for managerial decision-making. At the same time, in a market environment, special value gains the analytics of information by separate categories (products, clients, departments, etc.), rather than the company as a whole. The scientific novelty consists in determination of peculiarities of information and analytical support of budgeting in modern business in the context of evolution of analytics from descriptive to prescriptive. The conducted research allow concluding that the implementation of operational analytics into the budgeting system of Russian businesses may encounter certain difficulties associated with the material and technical support of data collection, information technical processing of information flows, organizational work conditions of business as a system, and influence of human factor. As a result, the author formulates a set of solutions for the aforementioned problems, as well as control criteria as a transitioning stage towards the concept of operational analytics.


Keywords:

information, information flow, information and analytical support, information gathering, budgeting, budgeting system, operational analytics, information support problems, big data, accounting

This article written in Russian. You can find original text of the article here .

Комплекс информационных потоков является важным элементом системы аналитического обеспечения бюджетирования предприятия. Сам процесс управление достаточно часто рассматривается как процесс трансформации информации. В частности, в рыночной среде особую ценность приобретает информация по отдельным товарам, клиентам, подразделениям, а не по предприятию в целом.

К задачам современных систем бюджетирования субъектов хозяйствования относятся согласование управленческих решений на стадии планирования, логическая временная увязка всех компонентов планов (на год, квартал, месяц, декаду, неделю, сутки), обеспечение соблюдения сроков выпуска готовой продукции (по объему и ассортименту), ввода мощностей, замены оборудования, рационального использования ресурсов и т. д.

Поскольку бюджетирование – важный инструмент повышения эффективности управления предприятиями, а информационные потоки и учетные данные – основной ресурс системы бюджетирования, то можно сделать вывод, что именно от качества системы информационных потоков в целом и учетной информации в частности зависит качество управленческих решений в системе бюджетирования. Соответственно, необходимым является соответствующее информационно-аналитическое обеспечение систем бюджетирования предприятий.

Методологическую базу исследования составили методы анализа, синтеза, научного абстрагирования, классификации, обобщения и системного подхода.

Результаты исследований. Тенденции глобализации рынка и усиления конкуренции между предприятиями приводят к необходимости повышения качества принятых управленческих решений. Существенное значение для этого имеет эффективность процедур учета и бюджетирования.

Революционное развитие информационно-аналитических технологий работы с данными наряду с ростом объемов информации различного характера, сопровождающей работу субъектов хозяйствования, формирует перед учетными и финансовыми службами новые вызовы. Системы управленческого учета и бюджетирования не только должны агрегировать, систематизировать и обрабатывать большие объемы операционных данных, но и обеспечивать возможность дальнейшего практического использования результатов обработки информационных потоков в режиме реального времени на тактическом уровне. Реализация выделенной задачи осуществляется посредством использования операционной аналитики.

Основой изучения возможностей работы с большими данными и практики применения операционной аналитики стали исследования Б. Фрэнкса [9, 10], где аналитика рассматривается в качестве неотъемлемой части принятых индивидуальных решений и осуществленных индивидуальных действий в рамках организации. Аналитический процесс, выведенный на операционный уровень, напрямую управляет деятельностью – не просто рекомендуя те или иные действия, а непосредственно осуществляя их реализацию. Непосредственно реализуя решения и действия без вмешательства человека, операционная аналитика выводит интеграцию и воздействие аналитики на совершенно новый уровень.

Б. Фрэнкс описывает процессы «операционализации аналитики», характеризующие переход к инновационным условиям ведения бизнеса, в которых «аналитические решения внутри компании не просто помогают видеть результаты прошлого и тестировать сценарии будущего. При этом, автор утверждает, что очень многие управленческие решения могут приниматься роботизированными алгоритмами без вмешательства человека. Такая аналитика транзакционного уровня – безусловно, новый шаг по сравнению с традиционным пониманием бизнес-анализа как базы для принятия решений на стратегическом горизонте» [9].

Изучение работ ряда отечественных ученых, среди которых Е. В. Добровольский [1], А. Х. Ибрагимова [3], П.И. Камышанов и А.П. Камышанов [4], В.Э. Керимов [5], В. П. Савчук [7], свидетельствует, что классическая суть информационно-аналитического обеспечения бюджетирования заключается в процессах комплексного сбора и систематизации данных о работе субъекта хозяйствования.

С позиции эволюции аналитики от описательной к предписывающей, описанной в исследованиях Б. Фрэнкса (см. рис. 1), информационно-аналитическое обеспечение бюджетирования современных субъектов хозяйствования должно представлять собою систему, которая объединяет все другие элементы организации в единое целое и позволяет сформировать процесс бюджетирования в качестве непрерывной череды управленческих решений, направленных на достижение оперативных целей [10]. Т.е. обеспечить переход от простой систематизации данных к выработке действий, направленных на достижение целей.

Рис.1 Эволюция подхода к аналитическим процедурам – от «описательного» к «предписывающему»

Источник: составлено автором по материалам [9]

Базисом информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системе бюджетирования являются информационные потоки вместе с подсистемами сбора информации и информационными технологиями. Соответственно, от качества организации и функционирования подсистемы информационных потоков зависит оперативность поступления релевантной учетной информации для ее основных потребителей – управленцев, сотрудников подсистемы учета и бухгалтерии.

П.И. Камышанов и А.П. Камышанов определяют информационные потоки как процесс стабильного движения информации, направленной от источника информации к получателю, и определяющейся функциональными связями между ними [4].

В свою очередь, как отмечает В. Э. Керимов, под системой информационных потоков информационно-аналитического обеспечения в бюджетировании следует понимать организационно оформленную, упорядоченную совокупность информационных потоков, обеспечивающих эффективную реализацию учетной, управленческой и хозяйственной деятельности в целом в соответствии с тенденциями во внешней и внутренней среде и информационными потребностями персонала предприятия [5].

Соглашаясь с позициями П.И. Камышанова, А.П. Камышанова [4] и В. Э. Керимова [5], можно сделать вывод, что в бюджетировании информационно-аналитическое обеспечение следует рассматривать как комплексную систему, которая состоит из следующих компонентов:

1. Источники данных (структурные подразделения предприятия либо отдельные сотрудники);

2. Первичную информацию (данные о работе структурных подразделений предприятий и отдельных сотрудников, информацию внешней среды и т.д.);

3. Инструменты работы с данными (с целью фиксации, хранения, передачи, обработки, интерпретации, и т.п.):

3.1 Техническая составляющая инструментов работы с данными (датчики, контроллеры, средства технического и компьютерного обеспечения)

3.2 Программа, составляющая инструментов работы с данными (базы данных, системы электронного документооборота, корпоративные порталы, архивы, программы бухгалтерского учета, системы МЕS, ERP, CRM и т.д.).

4. Получателей данных (структурные подразделения предприятия либо отдельные сотрудники, для которых собранные данные непосредственно предназначены);

5. Обработанную информацию (результаты обработки, интерпретации и систематизации первичной информации);

6. Пользователей данных (структурные подразделения предприятия либо отдельные сотрудники, которые имеют доступ к первичной и обработанной информации).

Как было отмечено выше, содержание информационных потоков в системе бюджетирования определяется функциональными связями между источниками информации и ее получателями. Соответственно, в зависимости от содержания информационных потоков одни и те же структурные подразделения предприятий могут выступать в качестве источников данных, получателей данных либо пользователей данных. Детализация роли структурных подразделений и отдельных сотрудников в информационно-аналитическом обеспечении системы бюджетирования в зависимости от содержания информации по основным статьям доходов и расходов предприятия представлена в табл. 1.

Таблица 1

Источники данных, получатели и пользователи в рамках информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования по основным статьям доходов и расходов

Показатель

Источники

Получатели

Пользователи

Статьи расходов

Фактические материальные затраты (сырье, материалы), покупные полуфабрикаты, энергетические ресурсы

Производственные подразделения

Бухгалтерия, финансы, ПЭО, коммерческие подразделение (закупки)

Коммерческие подразделения (продажи), маркетинг, логистика, аппарат управления, прочие отделы

Плановые (нормативные) материальные затраты (сырье, материалы), покупные полуфабрикаты, энергетические ресурсы

ПЭО, бухгалтерия, финансы

Производственные подразделения, коммерческие подразделения (закупки)

Коммерческие подразделения (продажи), маркетинг, логистика, аппарат управления, прочие отделы

Оплата труда и социальные отчисления производственных рабочих

Бухгалтерия, ПЭО, служба управления персоналом

Производственные подразделения

Коммерческие подразделения, маркетинг, логистика, аппарат управления, прочие отделы

Коммерческие расходы

Коммерческие отделы (продажи), маркетинг, логистика

Бухгалтерия, финансы, ПЭО

Аппарат управления, прочие отделы

Административно-управленческие расходы

Аппарат управления, служба управления персоналом

Бухгалтерия, финансы, ПЭО

Логистика, маркетинг, коммерческие подразделения, прочие отделы

Потери от брака

Производственные подразделения

Бухгалтерия, финансы, ПЭО, коммерческие подразделение (закупки)

Коммерческие подразделения (продажи), маркетинг, логистика, аппарат управления, прочие отделы

Статьи доходов

Выручка от реализации

Коммерческие подразделения (продажи), финансы, бухгалтерия

Аппарат управления, ПЭО

Маркетинг, логистика, коммерческие подразделения (закупка), производственные подразделения, прочие отделы

Доходы от финансовой деятельности

Финансы, бухгалтерия

Доходы от инвестиционной деятельности

Финансы, бухгалтерия

Бюджетное финансирование

Бухгалтерия

Источник: разработано автором

Обобщающая схема документооборота в рамках информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования представлена на рис. 2.

Рис. 2. Обобщающая схема документооборота информационно-аналитического обеспечения систем бюджетирования

Условные обозначения:

Источник: разработано автором

Трансформация подхода к желаемым результатам аналитических процедур (от описательной аналитики к предписывающей - см. рис. 1) является причиной роста требований к информационно-аналитическому обеспечению систем бюджетирования.

Изучение практики работы отечественных предприятий свидетельствует о наличии ряда проблем в процессах сбора и систематизации данных для аналитики в системах бюджетирования, связанных с материально-техническим обеспечением, информационно-техническим уровнем, организационными условиями и влиянием человеческого фактора. Систематизация проблем информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики и причин их возникновения представлена в таблице 2.

Таблица 2

Проблемы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системах бюджетирования российских предприятий

Группа проблем

Проблема

Причины

Проблемы материально-технического характера

Низкая оперативность сбора и передачи информации

Недостаточное материально-техническое обеспечение средствами сбора (фиксации) информации

Недостоверные результаты в процессе сбора информации; противоречивость данных из разных источников

Использование технически устаревших средств сбора информации, поломки, брак

Проблемы информационно-технического характера

Сложности в работе с большими массивами данных - длительное время обработки и систематизации

Отсутствие соответствующего программного обеспечения и компьютерной техники необходимой мощности

Поступление результатов обработки данных со значительным опозданием, нерегулярность поступления информации к пользователям

Отсутствие налаженных информационных потоков между структурными подразделениями

Непоступление информационных потоков к адресату

Низкое качество программного обеспечения для автоматизации документооборота, недостаточные технические характеристики оборудования, обеспечивающего функционирование канала передачи, кодирования и декодирования информационных данных

Проблемы организационного характера

Отсутствие релевантной информации

Отсутствие четко выявленных причинно-следственных связей между данными и их влиянием на достижение целей предприятия.

Наличие значительного объема второстепенных информационных данных, которые создают препятствия в информационной системе и затрудняют выделение важной для управления информации

Отсутствие системы распределения второстепенных данных по категориям

Низкое качество подготовки информационных документов и, как следствие, принятие ошибочных управленческих решений

Отсутствие четко определенной ответственности за содержание информационных документов

Задержки движения информации между центрами формирования данных, их обработки (интерпретации) и принятия решений

Наличие лишних звеньев в системе информационных потоков предприятия

Проблемы, связанные с человеческим фактором

Ошибки в фиксации исходных данных

Отсутствие четкой и понятной методики фиксации исходных данных.

Недопонимание важности сбора достоверное информации.

Плохое самочувствие персонала

Недостаточное качество формирования информационных потоков

Низкая квалификация технических работников, технические ошибки

Искажение информации в ходе передачи между структурными подразделениями

Недостаточно налаженная коммуникация и обратная связь

Отсутствие четких алгоритмов интерпретации данных (например, при помощи инфографики)

Чрезмерные информационные нагрузки на потребителей информации (менеджеров и сотрудников системы учета), сложности восприятия и анализа итоговых данных

Дублирование информационные потоков.

Низкое качество итоговой систематизации и воспроизведения результатов аналитики

Недостаточность информации, необходимой для определения будущих целей деятельности и стратегических решений

Отсутствие стратегического видения и понимания взаимозависимости между несвязанными (на первый взгляд) данными у руководства

Ошибки в интерпретации результатов

Отсутствие четких программ и методик интерпретации результатов и протоколов принятия решений. Недостаток квалификации, невнимательность персонала. Намеренный саботаж

Источник: разработано автором

Для преодоления выделенных недостатков целесообразным является проведение модернизации системы информационного обеспечения. Исходя из выделенных проблем, была составлена комплексная система действий модернизации информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования, что позволит в дальнейшем перейти на использование концепции операционной аналитики (см. табл. 3).

Таблица 3

Направления модернизации информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования как этап перехода к концепции операционной аналитики

Проблема

Решение

Параметры (критерии) контроля

Проблемы материально-технического характера

Низкая оперативность сбора и передачи информации

Расширение технической базы сбора и передачи информации

Нормативы времени для сбора и передачи информации

Недостоверные результаты в процессе сбора информации; противоречивость данных из разных источников

Ремонт и модернизация технической базы сбора и передачи информации, при необходимости – замена

Количество поломок и сбоев; длительность ремонтных работ; процент оборудования, находящего на ремонте; фактические сроки эксплуатации оборудования

Проблемы информационно-технического характера

Сложности в работе с большими массивами данных

Установка необходимого программного обеспечения и компьютерной техники

Отсутствие задержек в обработке информации по вине программного обеспечения и компьютерной техники

Задержки и нерегулярность поступление результатов обработки данных

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД), корпоративных порталов

Внедрены СЭД либо корпоративный портал

Нормативы времени обработки документов, ответов на запросы и прочих элементов коммуникации

Непоступление информационных потоков к адресату

Проблемы организационного характера

Отсутствие релевантной информации

Разработка системы сбалансированных показателей (с выделением причинно-следственных связей между целями и первичной информацией)

Система сбалансированных показателей (ССП)

Наличие значительного объема второстепенных информационных данных

Распределение массива первичной информации по категориям (главная, второстепенная) в зависимости от источников информации и получателей информации

Инструкции и положения о категориях информации по структурным подразделениям и рабочим местам

Низкое качество подготовки информационных документов

Детализация содержания первичной и обработанной информации по структурным подразделениям и рабочим местам

Инструкции и положения о перечне показателей, которые входят в первичную и обработанную информацию

Задержки движения информации между

Разработка схемы документооборота с учетом требований ССП, нормирование времени получения первичных данных, внедрение СЭД

Утвержденная схема документооборота

Нормативы времени получения первичных данных

Внедрена СЭД

Проблемы, связанные с человеческим фактором

Ошибки в фиксации исходных данных

Разработка инструкций по фиксации исходных данных

Проведение инструктажа персонала

Объяснение важности фиксации данных неформальными лидерами

Инструкции фиксации информации по структурным подразделениям и рабочим местам

Проведение контроля знания инструкций 1 раз в 6 месяцев

Недостаточное качество формирования информационных потоков

Аттестация технических работников и проведение обучения персонала по результатам аттестации

Результаты аттестации

Программа обучения

Отчет о прохождении обучения

Контроль уровня квалификации персонала 1 раз в 6 месяцев

Искажение информации в ходе передачи между структурными подразделениями

Внедрение СЭД, разработка инструкций представления обработанной информации

Внедрена СЭД

Инструкции представления обработанной информации

Чрезмерные информационные нагрузки

Разработка схемы документооборота, внедрение СЭД

Утвержденная схема документооборота

Внедрена СЭД

Недостаточность информации

Формирование системы стратегических целей, увязка с ССП, бенчмаркинг, изучение лучших практик, при необходимости – услуги консалтинговых компаний

Система стратегических целей, связанная с ССП

Ошибки в интерпретации результатов

Разработка инструкций по интерпретации результатов и проколов принятия решений

Инструкции и протоколы принятия решений

Источник: разработано автором

Обязательным условием модернизации информационно-аналитического обеспечения системы бюджетирования является соблюдение выделенных критериев контроля. Нормативы, представленные в табл. 3 как параметры контроля, должны устанавливаться предприятиями в зависимости от специфики деятельности.

Такое совершенствование системы информационного обеспечения, безусловно, даст дополнительные преимущества для использования операционной аналитики в системах бюджетирования:

1. Повышение уровня адаптации работы службы учета к турбулентным условиям внешней и внутренней среды;

2. Повышение уровня оперативности и обоснованности реализации основных функций учета и бюджетирования в управлении предприятием;

3. Оперативность оценки результатов текущей деятельности на соответствие целям и выработка управленческих решений для их достижения.

Планирование информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики должно учитывать не только возможности масштабирования, хранения и обработки данных, но и такие параметры, как количество пользователей, уровень параллелизма, управление рабочей нагрузкой и протоколы безопасности. Если системы не будут масштабированы по всем перечисленным параметрам, организации не удастся добиться успеха в операционной аналитике [12].

Важным условием организации эффективной системы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системе бюджетирования является необходимость органического сочетания с общекорпоративной системой информационных потоков. В противном случае возможно неприятие сотрудниками новой системы, и, как следствие, актуализация проблем, связанных с человеческим фактором (см. табл. 2).

В процессе организации информационно-аналитического обеспечения для операционной аналитики важно:

- выбрать показатели, которые бы удовлетворяли цели руководства и которые были бы включены во внутреннюю и внешнюю отчетность;

- выбрать методы формирования учетной информации, определения этих показателей;

- определить периодичность формирования и направления предоставления внутренних отчетов.

Использование формализованных методов исследования информационных потоков и учетных данных позволяет проанализировать их при значительных объемах документооборота. Формализованные методы позволяют применять современную вычислительную технику во время исследования информационных потоков. Поэтому самым действенным и оптимально эффективным для исследования информационных потоков является комбинированное использование графических и формализованных методов, что при необходимости дает возможность перехода от одного метода к другому, а также методов компьютерного графического моделирования [11].

Также следует отметить, что особенностью функционирования системы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики должна стать ориентированность не только на отчетность о совершенных хозяйственных операциях, но и на документы, декларирующие будущих хозяйственных операций, а также прогнозы показателей внешней и внутренней среды.

Выводы и научная новизна. В работе современных субъектов хозяйствования информационно-аналитическое обеспечение системы бюджетирования является совокупностью методологических, организационных, методических и интеллектуальных видов деятельности по сбору, систематизации, анализу, хранению и использованию информации о текущей деятельности предприятия. С учетом современного подхода к операционной аналитике, процесс бюджетирования рассматривается как непрерывная череда управленческих решений, направленных на достижение оперативных целей. Соответственно, информационно-аналитическое обеспечение операционной аналитики должно не только консолидировать информационные потоки, но также обеспечивать их обработку и принятие соответствующих решений. Препятствиями для данного процесса могут быть проблемы, связанные с материально-техническим обеспечением сбора данных, информационно-технической обработкой потоков информации, организационными условиями работы предприятия как системы и влияние человеческого фактора.

В рамках решения выделенных проблем были разработаны мероприятия, направленные на совершенствование технической базы и программного обеспечения сбора, и передачи информации, создание комплекса информационно-методического обеспечения работы с первичной и обработанной информацией, повышение эффективности взаимодействия персонала.

Критериями контроля является принятие субъектами хозяйствования нормативов (касающихся обработки информации и работы технической базы); инструкций и положений о категориях и показателях первичной и обработанной информации по структурным подразделениям и рабочим местам; утверждение схемы документооборота и внедрение СЭД; разработка системы стратегических целей, ССП и протоколов принятия решений.

Перспективой дальнейших исследований является изучение возможностей использования программных продуктов для сбора данных и информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системах бюджетирования.

References
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Link to this article

You can simply select and copy link from below text field.


Other our sites:
Official Website of NOTA BENE / Aurora Group s.r.o.